Lors de la planification de vos activités, assurez-vous de tenir compte du temps de préparation. Même la conférence la plus simple pour cinq à dix personnes nécessite une organisation et un calendrier clairs. De plus, il sera beaucoup plus facile pour le ministère de travailler avec un plan préliminaire.
Instructions
Étape 1
Rédigez immédiatement un plan d'action pour l'année. Cela permettra, dans un premier temps, de calculer un budget approximatif. Deuxièmement, répartir la quantité de travail entre les employés. Troisièmement, si vous envisagez d'attirer des sponsors, vous leur enverrez immédiatement une liste complète afin qu'ils puissent choisir une promotion à leur goût.
Étape 2
Décomposez votre plan d'activité par mois. Écrivez dans l'annuel, permanent d'abord. Puis de nouveaux qui n'ont jamais eu lieu auparavant. Mieux vaut faire un tableau dans Excel. Cela vous permettra de modifier le plan au fur et à mesure que de nouvelles promotions sont ajoutées.
Étape 3
Dans le tableau, faites sept colonnes et autant de lignes qu'il y a d'événements programmés. La première colonne est un numéro séquentiel. Désignez-le simplement Non. Le second est le nom de l'événement. Le troisième est la date de l'événement. Le quatrième est une description. Le cinquième est le budget. Le sixième est le nom et le prénom du responsable de l'organisation. Le septième est des notes. Ici, vous allez écrire toutes les informations utiles que vous n'avez pas couvertes dans les cellules précédentes.
Étape 4
La quatrième colonne "Description" nécessite un décryptage. Placez-y un plan approximatif de l'événement. Combien d'invités seront invités. Ce sera une table de buffet ou un banquet. Indiquez le lieu (salle de conférence, restaurant, hall de l'hôtel). Notez quelles entreprises peuvent être attirées en tant que sponsors. Quel est le but de l'événement. Dois-je commander des souvenirs et des invitations à l'avance. Tout cela aidera à l'organisation de l'événement et à son approbation par la direction.
