Tout événement sérieux nécessite au moins une planification minimale. Pour organiser une fête d'enfants, une soirée de réunion de diplômés ou une soirée conviviale, il faut passer du temps à budgétiser, choisir et préparer les locaux, réfléchir à des jeux et concours. Plus vous planifiez soigneusement, plus l'événement sera efficace et mémorable.
Instructions
Étape 1
Fixez-vous des objectifs clairs et concis. Vous devez imaginer pour qui et pourquoi l'événement est organisé. Le premier bloc d'objectifs se rapporte à ce que vous voulez atteindre. Il est largement déterminé par la direction générale de l'événement. Pensez également aux objectifs liés aux participants: ce qu'ils devront faire, quelles tâches devront être effectuées, etc. Une réunion inutile peut se transformer en un passe-temps gris et ennuyeux.
Étape 2
Formez une équipe qui prendra en charge l'organisation de l'événement. Répartir les fonctions entre les organisateurs. Quelqu'un sera responsable du choix des locaux et de leur conception. D'autres devront se procurer le matériel nécessaire, l'épicerie et d'autres accessoires. Si vous prévoyez une fête amicale, vous aurez probablement besoin d'une fille au pair.
Étape 3
Réfléchissez à la forme de l'événement et respectez strictement le format accepté. Il peut s'agir d'un séminaire d'entreprise à domicile, d'une fête d'entreprise, d'une réunion de camarades de classe, d'une fête du Nouvel An ou d'enfants. Chaque formulaire nécessite une préparation séparée et une composition bien pensée des participants. Les visiteurs de l'événement doivent être conscients de ce qui les attend lors de la réunion. Les participants ne doivent pas être trompés.
Étape 4
Faites une estimation des coûts. Incluez dans la liste les coûts de location des locaux, d'achat d'accessoires, de nourriture et de paiement des services de tiers. Considérez la source de financement de l'événement. Dans le cas le plus simple, la solution peut être un financement en fonds propres de chaque participant. Vendre des billets ou organiser une loterie aidera à rembourser une réunion plus sérieuse.
Étape 5
Élaborer un programme événementiel. Énumérez les étapes pour les organisateurs, les présentateurs et les participants. Un script bien pensé vous évitera des pauses gênantes, des attelages et autres malentendus.
Étape 6
Préparer les invitations pour les participants. À ce stade, vous devriez connaître exactement la date, l'heure et le lieu de l'événement. Les événements officiels nécessiteront une invitation écrite à l'avance. Pour des événements moins importants, il peut suffire d'appeler les invités sur la liste. Il est conseillé de le faire quelques jours avant l'événement, afin que chacun puisse avoir le temps d'apporter des modifications à ses projets professionnels et personnels.
